Daily Kanban meeting – Adattare le pratiche alle nostre esigenze

Per ogni nuovo progetto, in ideato si crea un team che va tipicamente dalle 2 alle 8 persone.

Aumentando la dimensione del team, di conseguenza aumenta la complessità nella sua gestione. Far comunicare  due persone (che spesso parlano lo stesso linguaggio tecnico) è ben diverso dal far comunicare otto persone che potrebbero essere sviluppatori web, sviluppatori mobile, designer, ux, ops, clienti con background non tecnico e dove alcune delle professionalità elencate potrebbero essere ricoperte da freelance inizialmente non del tutto allineati con la cultura aziendale e il metodo di lavoro.

In questo post vorrei raccontarvi la mia esperienza in un progetto, dove ci siamo accorti che lo stand-up meeting non era per nulla efficace e dove c’erano delle incomprensioni nascoste nell’utilizzo della kanban board.

La situazione di partenza era la seguente: tutte le mattine alle 10 (siamo nati comodi :D) facevamo stand-up meeting, quindi a turno ognuno di noi diceva cosa aveva fatto il giorno prima, cosa avrebbe fatto il giorno corrente ed eventuali roadblock (problemi bloccanti).

In questo progetto utilizzavamo la kanban board per la gestione del flusso di lavoro.

Dopo circa un paio di settimane di stand-up meeting, ci siamo accorti che l’attenzione dei partecipanti si era abbassata, che ognuno “recitava” il suo copioneieri ho fatto questo, oggi faccio questo e non ho roadblock“. Risultato: i partecipanti non approfondivano correttamente i roadblock (parte essenziale dello stand-up meeting) dando priorità alla snellezza dello standup e capitava che, anche mezzora dopo lo stand-up, emergessero in chat tematiche che sarebbero dovute uscire in quel momento dove tutti erano presenti. Altra cosa che abbiamo notato era l’utilizzo sbagliato della kanban, questo perché non tutti avevano avuto esperienze d’utilizzo simili dello strumento.

Ci siamo accorti quindi che, tutto sommato, lo stand-up non ci portava valore, anzi sotto alcuni aspetti era uno spreco sia in termini di tempo (i 15 minuti impiegati), che in termini di condivisione della conoscenza relativa al metodo e alle pratiche utilizzate come appunto la kanban board.

Lo step successivo è stato quello di sostituire lo stand-up con un altro “rituale” ovvero il kanban meeting.

Questo rituale consiste in una riunione quotidiana che coinvolge tutto il team facendo la lettura della kanban board. All’inizio di ogni meeting si decide in pochi secondi chi guida (ogni giorno una persona differente) e si parte con la lettura che avviene da destra verso sinistra. Si discute ogni storia partendo da quelle che sono complete ma ancora da approvare, passando per le lavorazioni in “doing” fino ad arrivare al backlog dove si controlla se sono entrate nuove storie e con quale priorità.

Abbiamo da subito visto un miglioramento notevole in termini di attenzione, di roadblock emersi e di apprendimento del metodo di lavoro. La conduzione del meeting ha fatto emergere le incomprensioni sullo strumento kanban e ci ha permesso di allinearci tutti più velocemente su come usarlo.

In questo modo siamo riusciti bene a far capire a chi non era pratico concetti come:

  • “perché leggiamo da destra a sinistra?”
  • “perché ci sono i wip e perché non vanno sforati?”
  • “perché quella card è ancora in approvazione?”
  • “stiamo sollecitiamo il cliente quando serve?”
  • “perché quella card è bloccata?”
  • “perché le storie non possono tornare indietro?”

Ad oggi  stiamo continuando a fare kanban meeting tutti i giorni e con grande soddisfazione. Il meeting dura qualche minuto in più del classico stand-up, ma sono minuti effettivamente utili e quindi spesi molto bene.

Spero che il post vi sarà utile. Se volete condivideteci pure le vostre esperienze e/o dubbi.